A gestão orçamental da sua empresa ainda é feita em Excel?

Pedro Miguel Dias (Manager de Technology Consulting da PwC)
Semana Informática - Janeiro 2012

Nos últimos anos, verificamos uma tendência de evolução em termos de modelos, processos e tecnologia de suporte à gestão orçamental, como são exemplos o rolling forecast e as soluções aplicacionais denominadas de EPM (Enterprise Performance Management). No entanto, existe um longo caminho a percorrer nas organizações, no sentido de transformar estas técnicas e ferramentas em práticas efectivas de gestão de desempenho.

Actualmente, a aplicação líder de mercado no suporte à gestão orçamental continua a ser o Excel. Esta solução, apesar da fácil utilização e de ser amigável para os utilizadores financeiros, tem algumas limitações que podem influenciar negativamente a gestão orçamental, em particular no que respeita à segurança e qualidade dos dados (diversas versões da verdade), à flexibilidade (entrave à simulação e análise de cenários) e ao desmesurado consumo de tempo e recursos (foco na execução e não na análise).

No contexto actual, as empresas necessitam de gerir um conjunto de factores externos e internos em constante mutação, assegurando um estreito alinhamento entre as operações, o orçamento corporativo e a estratégia da organização. Esta realidade obriga a que as organizações adoptem processos de gestão orçamental diferentes do modelo tradicional, ou seja, documentos administrativos e burocráticos. As empresas necessitam de instituir um ciclo de orçamentação eficaz e eficiente, ou seja, rápido, simples, colaborativo e promotor do desempenho.

Ao contrário do que verificamos em muitas organizações, a construção do orçamento deve envolver todas as áreas de negócio da organização. Tradicionalmente, a definição do orçamento é da responsabilidade, quase exclusiva, do Controlo de Gestão. Esta abordagem penaliza o compromisso e o alinhamento do orçamento. O Controlo de Gestão deve assumir o papel de assessor e assegurar o guidance necessário às áreas de negócio, no decorrer da construção do orçamento. A definição do orçamento deverá ocorrer de forma descentralizada e num ambiente colaborativo, de forma a incutir uma cultura de responsabilização.

A gestão orçamental deve assim assentar em quatro elementos imprescindíveis: modelo de governação e cultura da organização; processos que assegurem um ciclo contínuo da estratégia à execução (planeamento, orçamentação, reporte, controlo e forecast); tecnologia; e alinhamento de toda a cadeia de valor da empresa. No que respeita à tecnologia, as organizações devem pensar numa arquitectura de informação integrada, isto é, não se devem centrar exclusivamente na aplicação de orçamentação propriamente dita, mas sim ter uma visão holística, compreendendo também a estratégia de gestão de informação, os sistemas operacionais e a qualidade dos dados. Adquirir ferramentas de planeamento e gestão orçamental não é suficiente, é necessário incorporá-las na cultura da organização.

Acreditamos que a transformação das práticas de planeamento e orçamentação, no contexto actual de volatilidade, incerteza, pressão sobre os preços e recessão, poderá ser o factor crítico para que as organizações consigam maximizar os seus resultados faces às oportunidades.